Viskas apie archyvų lentynas

Archyvinei dokumentacijai saugoti tinka tik tam tikri stelažai – pakankamos keliamosios galios, su perforacijomis, kad oras lengvai patektų į popierius, tinkamos konfigūracijos. Išsiaiškiname, kokių tipų lentynos ir spintelės geriausiai tinka svarbiems į archyvą nurašytiems dokumentams saugoti.

Lentynos vadinamos specialiais įrenginiais, kurių paskirtis yra saugojimas. Jie puikiai sutvarko erdvę ir, žinoma, yra įvairių tipų ir konfigūracijų.

Jų paskirtis – saugoti tiek esamą, tiek archyvinę dokumentaciją. Archyvinės lentynos gali būti naudojamos ne tik tam, bet ir bet kokio kito tinkamo dydžio ir tipo daiktams, nesvarbu, ar tai būtų medžiagos, ar įranga, patalpinti ir saugoti.

Kiekvienas stovas yra konstrukcija, kuri surenkama ir reguliuojama varžtinėmis jungtimis. Didelio stiprumo plienas naudojamas kuriant kiekvieną stelažą ant stovo konstrukcijos, todėl jie yra tvirti ir patvarūs. Tuos modelius, kurie yra sulankstomi, lengva reguliuoti (pavyzdžiui, padidinti arba sumažinti lentynų aukštį), prie jų galite greitai pridėti sekcijas, lentynas, šonines sieneles, taip pat greitai pašalinti kiekvieną iš išvardytų elementų.

Archyvo lentynos gaminamos pagal GOST R 56356-2015. Jame pateikti visi šiems gaminiams taikomi reikalavimai (jei jie pagaminti iš metalo). Lentynų konstrukcijų (taip pat ir archyvinių) gamyba dabar yra labai didelė, nes tam nereikia sudėtingos įrangos, ypač jei susiduriate su sulankstoma konstrukcija. Bet kur ir kas gamintų tokius gaminius, galutinis rezultatas turi visiškai atitikti GOST reikalavimus.

Taip pat gaminamos medinės archyvinės dokumentacijos saugojimo spintos, kurios yra gana paklausios tarp vartotojų, tačiau reikia atsiminti, kad tokiose spintose galima laikyti tų organizacijų archyvus, kuriems netaikomi privalomi archyvų įrangos reikalavimai. Teisiškai nustatyta, kad archyvinė dokumentacija turi būti saugoma metalinėse lentynose, spintose ir seifuose, ir šis reikalavimas yra vienas iš privalomųjų.

Pagrindinis stelažų klasifikavimo kriterijus yra galimybė juos perkelti. Pagal šį kriterijų išskiriamos dvi didelės grupės – stacionarūs ir mobilieji (mobilieji) gaminiai. Abu turi savų privalumų ir trūkumų.

Pradėkime nuo stacionarių. Paprastai, jie turi gana nedidelį svorį, juos nesudėtinga surinkti net ir nelabai turinčiam baldų surinkimo patirties. Juos taip pat lengva išardyti. Paprastai tokie gaminiai yra santykinai nebrangūs, tuo tarpu puikiai tinka juose talpinti ir saugoti biuro ar archyvinius dokumentus. Tačiau yra ir nepatogumų – stacionarų stelažą, vieną kartą surinktą, neišmontavus, galima montuoti tik vienoje padėtyje.

Mobilias spinteles galima lengvai perkelti išilgai grindų paviršiaus į bet kurį kambario tašką. Dėl jų mobilumo be ilgų paieškų galite rasti norimą dokumentą, tiesiog pasiekę reikiamą skyrių. Tačiau tam, kad mobilios stelažai tikrai lengvai judėtų grindų paviršiumi, reikalingi tvirti bėgiai, tai yra papildoma įranga. Be to, ant pačių stelažų taip pat reikia sumontuoti specializuotus mechanizmus, kurie padės judėti. Taip pat ant tokių gaminių galite montuoti šonines sieneles ir spynas. Tuomet bus išsaugoti archyviniai dokumentai ir užtikrintas jų saugumas.

Pagal elementų tvirtinimo būdą stelažų konstrukcijos skirstomos į surenkamas ir suvirintas. Surenkamieji modeliai lenkia stacionarius patogiu transportavimu, galimybe greitai sumontuoti ir išmontuoti. Be to, tokie modeliai turi patrauklią ir šiuolaikišką išvaizdą, labai dažnai jie yra su ratukais, todėl yra mobilūs ir gali būti perkelti į norimą vietą.

Anksčiau buvo manoma, kad suvirinti stelažai yra stabilesni, kad sulankstomos konstrukcijos šiuo parametru yra prastesnės už jas. Tačiau šiuolaikinės tvirtinimo detalės ir medžiagos leidžia sukurti sulankstomus modelius, kurie pasižymi dar didesniu patikimumu ir stabilumu, todėl suvirintos konstrukcijos nebėra paklausios, todėl daugelis gamintojų atsisakė jas išleisti.

Sustiprintas stelažas gali atlaikyti iki 900 kg apkrovą vienai sekcijai, tai yra, jei joje yra 4-5 lentynos, lentyna gali atlaikyti iki 200 kg. Lentynas galima reguliuoti 25 mm žingsniais. Kaip ir įprasta, sustiprintas stelažas gali būti papildomai aprūpintas lentynomis, sienelėmis, fiksavimo įranga.

Kampinė lentynų konstrukcija leidžia efektyviausiai išnaudoti biuro ir archyvo patalpas, juolab kad archyvui dažnai skiriama mažiausia patalpa organizacijoje. Kampinės lentynos gali būti dedamas ten, kur tiesi linija tiesiog neranda pakankamai kvadratinių centimetrų. Naudodami kampus galite įdėti į kiekvieną lentyną ir taip patalpinti daugiau dokumentų, nei jie būtų laikomi vienoje, bet tiesiai.

Archyvų lentynos yra kompaktiškiausios. Jie naudojami archyvams, biurams, bibliotekoms, knygų saugykloms, sandėliams ir kt. Ant jų patogu dėti spausdintą medžiagą, daugiausia A5 (sąsiuviniai ir knygos) ir A4 formato (tipinis albumo lapas, toks dydis tinka aplankams, popieriams laikyti).

Standartinio archyvo lentynos matmenys yra tokie: aukštis 1500-2500 mm, lentynos ilgis - 700-1500 mm, lentynos plotis - 300-800 mm. Tai yra 2000x1000x500 mm, 2200x1000x400, 2000x1000x400, 2000x1000x300 ir 2500x700x500 matmenų konstrukcija taip pat bus standartinė. Jei kalbėtume, tarkime, apie 600x400x2000 mm dydį (4 lentynoms), jis skirtas dokumentams, kurie nėra suformatuoti į aukštį, saugoti.

Ekspertai pažymi, kad kelių sekcijų archyvines lentynas patartina surinkti, jei sujungtos visos sekcijos. Tada apkrovos charakteristikos nesumažėja, be to, kiekviena sekcija gali būti tiekiama atskirai. Bet jūs galite sumažinti stelažų skaičių, jei surenkamas kelių sekcijų stovas. Tada galite šiek tiek sutaupyti pirkdami stovo įrangą. Leidžiama kaitalioti visas sekcijas (ty tas, kurios turi visas keturias lentynas) su papildomomis (kurios turi dvi lentynas). Taip pat tarp keturių stulpelių sekcijų galima įrengti sekciją be stulpų.

Jei surenkama dviejų sekcijų linija, jai užtenka 6 stelažų, o ne 8, jei sujungtos atskiros sekcijos. Jei surenkama trijų sekcijų linija, vietoj 12 užtenka 8 stelažų.

Vientiso 2000-2500 mm aukščio metalinės archyvinės lentynos keliamoji galia yra apie 700 kg. Daugiasluoksnis turi mažiau, tik 550 kg. Lentynų apkrova turi būti paskirstyta griežtai tolygiai, vienos sekcijos viršutinė lentyna atlaikys ne daugiau kaip 60 kg, kelių sekcijų - 30 kg.

Kokie stelažai bus montuojami archyve – kiekviena organizacija sprendžia savarankiškai. Pasirinkimas nepriklauso nuo vieno parametro. Kadangi teisės aktai nustato reikalavimus ne tik lentynoms, bet ir archyvo patalpai, ji turi būti izoliuota. Todėl kiekviena organizacija, kurioje yra tam tikras archyvinės dokumentacijos kiekis (ir kuri jos nepateikia į centralizuotą archyvą), susiduria su būtinybe organizuoti patalpas, kuriose ji bus saugoma.

Lentynų konstrukcijų pasirinkimas priklauso nuo kai kurių parametrų.

• Kambario plotas ir jame esančių lubų aukštis. Jei abu yra maži, gali būti prasminga naudoti kampines konstrukcijas, kad būtų galima kuo efektyviau ir racionaliau užimti plotą. Ilgoje siauroje patalpoje stelažus galite pastatyti išilgai perimetro išilgai sienų, plačiame - išdėstyti keliomis eilėmis.
• Sulankstomos konstrukcijos yra pageidautinos ten, kur, pavyzdžiui, durų angos neleidžia nešti ir pristatyti suvirinto modelio.
• Lentynų matmenys lentynose ir aukštis priklauso nuo reikiamos sudėti dokumentacijos kiekio, jos formato - A4, A3, A2 ir kt.

Kalbant apie paskirtį, šiuolaikiniai archyviniai stelažai yra gana universalūs ir gali būti naudojami ir kaip archyvas, ir sandėlis, ir netgi kaip sandėlis. Viskas priklauso nuo to, kas bus dedama į lentynas. Stelažą gali sudaryti 4 lentynos, 6 lentynos, 7 arba 8 skirtingo aukščio ir pločio lentynos. Įdomu tai, kad daugumos sulankstomų konstrukcijų atveju, norint sumontuoti papildomą lentyną ar šoninę sienelę, nereikia visiškai išardyti gaminio ir vėl jo surinkti. Štai kodėl sulankstomi stelažai yra tokie populiarūs, juos galima naudoti visur – ir parduotuvėse, ir biuruose, ir sandėliuose, ir bibliotekose. Tokių stelažų tarnavimo laikas yra gana ilgas, nes archyviniai stelažai gaminami iš metalo, dažniausiai iš nerūdijančio plieno.

Archyvui kaip vietai įstatymai kelia daug reikalavimų. Vienas archyvas turi būti aiškiai izoliuotas nuo kito, būti atsparus ugniai, turėti vėdinimo, šildymo ar klimato sistemas, kad oras po kambarį cirkuliuotų 2-3 kartus per valandą ir dar daugiau. Dokumentai turi būti saugomi laikantis saugojimo taisyklių, temperatūros ir drėgmės sąlygų, sanitarinių ir higienos režimų, saugumo režimų ir kt.

Spintelės taip pat turėtų būti išdėstytos tam tikra tvarka. Jei lentynų konstrukcijos yra stacionarios arba stumdomos, jos turi stovėti 90 laipsnių kampu į sieną su langu. Jei archyve nėra langų, sutvarkymas vyksta taip, kaip reikalauja patalpos ir joje esančios įrangos ypatybės. Lentynų negalima montuoti tiesiai prie išorinių pastato sienų arba šalia šildymo prietaisų.

Archyvo patalpoje stovai turi būti išdėstyti 1200 mm atstumu vienas nuo kito. Praėjimo plotis tarp lentynų konstrukcijų eilių turi būti 750 mm. Toks pat atstumas turėtų būti tarp išorinės sienos ir stelažo lygiagrečiai jai. Atsižvelgiant į atstumą tarp išorinės sienos ir stelažo konstrukcijos nuo galo, jis turėtų būti 450 mm. Apatinė stelažo lentyna turi būti bent 150 mm virš grindų.Montuojant archyvinius metalinius baldus su ištraukiamomis sekcijomis, stalčiais ar durelėmis atsižvelgiama į tai, kokio tipo ir dydžio medžiagos juose bus laikomos.